Ha egy magyar újságíró pályája végéig rendszeresen jár sajtótájékoztatókra, akkor napokban, hetekben mérheti azt az időt, amelyet teljesen fölöslegesen fecsérelt el életéből. Nem azért, mert számára értéktelen információt szerez, hanem azért, mert semmilyet sem szerez. Az ugyanis, hogy a „sajtájon” előadottak informatívak-e vagy sem, esete, újságírója válogatja. Ha viszont csend van és várakozás, akkor mindenki feleslegesen időzik.

Sajtókonferencia

A hazai sajtórendezvények legnagyobb időrablását a kezdetük és a végük jelenti. Esetenként ezek fölöslege a negyedórát is eléri. Stílszerűen kezdhetjük az elején. Az minden résztvevő számára természetes és tolerálható, hogy az x órára meghirdetett tájékoztatón néhány percet várnak a későn jövőkre. Ez azonban nem nagyon léphet túl a „színházi ötperc” keretén.
Az újságírók tömeges megérkezésére aligha várhat bárki is az x + 15-ik percben, de az időben érkezőkkel szemben is tiszteletlenség, hogy hosszú percekig kelljen várniuk a későkre. Persze a kínos negyedórás, húszperces várakozások nem önmagukban cikik, ezek már csak következményei annak a szituációnak, hogy kong a terem. Az ilyen várakozás sohasem a későn-jövőknek tett gesztus, hanem a csodavárás ideje: hátha beesik még valaki – háromról ötre növelve a létszámot.
Ilyenkor persze halmozódnak a hátrányok: kevesen azoknak a rendezvényéire jönnek el, akik az ilyenkor kialakult kínos helyzettel sem tudnak mit kezdeni: zavart csend, kényszermosolyok és -mondatok, a pulpitusnál ülő, jobbhoz szokott cégvezetők tanácstalansága, az újságírók sajtóanyag-lapozgatása. Pedig, ha már egyszer úgy alakult, hogy a kutyát sem érdekli a rendezvény, akkor a legrosszabb gyógyszer a csend, az egymás néma méregetése.
Ilyenkor legjobban még aránylag azzal telik az idő, ha szóbaelegyednek az újságírókkal. Azok amúgy sincsenek sokan, tehát nem lehet túl megerőltető, ha a pr-ügynökség és a megbízó képviselői elcsevegnek néhány percet a zsurnalisztákkal. Azok akár azt is érezhetik, hogy ez egy ilyen családias rendezvény, és ők a fontosak, nem azok, akikre várnak. Az ilyen vészhelyzet-megoldáshoz persze az is kell, hogy a pr-ügynökség jelenlévő munkatársa tudja – az ügyfél pedig legalább sejtse – a várható megjelenők számát.
A gyenge sajtókapcsolatokkal bíró, és nem elég alapos ügynökség viszont nem nagyon tudja megsaccolni, előzetesen szétküldött „kör-emailjei”-re hányan jönnek el, így a megbízóját sem tudja felkészíteni arra, hogy a várakozás idejét miképpen üssék el. Sőt, inkább az a jellemző, hogy az ügynökség sumákol, kockáztatva beígéri a tömeget, így magát az ügyfelet lepi meg a legjobban, hogy annak nyoma sincsen. Mivel az ilyen helyzetek megoldása nem az ő szakmája, legföljebb a pr-menedzserektől várhatna segítséget, de azok persze néha maguk sem tudják, miképpen vágják ki magukat. Így aztán a jelenlévők várják a csodát, a szervezők az újságírót; az újságírók pedig azt, hogy végre elkezdjék a „műsort”. Egyszer aztán elkezdődik minden sajtótájékoztató, befejeződni azonban valahogy nem mindegyik akar.
Ennek az egyik oka az: a szervezők gyakran abban a hitben rendeznek sajtótájékoztatót, hogy az esemény nélkül az újságírók valószínűleg dologtalanul őgyelegnének az utcán, ott heverő hírek után kutatva. Ezzel szemben megállapítható: a büféújságírók kivételével a megjelenők abban érdekeltek, hogy minél rövidebb idő alatt minél több információhoz jussanak.
A rendezvény minősége sohasem a hosszúságán múlik.
Ha professzionális a sajtóanyag, akkor az alaptájékoztatásnak nem szabadna háromnegyed óránál tovább tartania. Megkockáztatom: akkor se nagyon, ha egyáltalában nincs sajtóanyag. Nem szégyen az, ha 20-30 perc alatt sikerül elmondani a közlendőt a megjelenteknek. Inkább maradjon ki egy-két lehetséges érdekesség, mint hogy tucatnyi feleslegesről beszéljenek hiába.
Ha ugyanis valamire még kíváncsiak az újságírók azt úgyis meg fogják kérdezni. Ezzel rögtön el is érkeztünk a sajtótájékoztatók második legkellemetlenebb eseményéhez, az újságírói kérdések felvezetéséhez. Az ügyfél persze azt szereti, ha a (pozitív) kérdések özönét veti fel a mondandója, hiszen számára ez azt jelzi: fontos volt a hír, amit közölt magáról. Az esetek jelentős részénél azonban nem várhatók hosszú tömött sorban a kérdések, illetve azok többnyire csak az elvárható tájékoztatás hiányosságait pótolják. Általában a semmitmondó mondanivaló következménye a kérdések hiánya, azonban ezt általánosságban azért mégsem lehet kijelenteni.
Van, amikor egy közepesen érdekes téma jól sikerült bemutatása után se jut éppen eszébe senkinek sem egy épkézláb kérdés. Így aztán, ha szívderítőnek nem is mondanám, azért „vérciki”-nek sem tekinthető, ha a tájékoztatás után nem kérdeznek a megjelentek.
Kellemetlenné akkor válik, ha a rendezvény szervezői erőltetni próbálják a dolgot.
Ha a „van-e valakinek kérdése” kijelentés után egy percig tartó csönd következik, akkor kezd el sütni az érdektelenség, amit többnyire nem oldanak fel a késztető mondatok, és az idegek további srófolása. (Például: „Amíg megfogalmazódnak a kérdések, még elmondanám azt…”) Ebből ugyanis csak kényszerkérdések lesznek vagy hosszú nyüglődés után a tájékoztató berekesztése. Mi a teendő?
Először is fel kell mérni, hogy várható-e egyáltalában érdeklődés. Ha ennek, vagy ezek tömegének nincs nagy valószínűsége, akkor célszerű eleve úgy megnyitni az ajtót a kérdések előtt, hogy azt azonnal be is lehessen zárni. A „most pedig várjuk a tisztelt újságírók kérdéseit”, vagy a “most pedig az önöké a szó” formulák magukban hordozzák a kínos csend lehetőségét.
A „van-e valakinek kérdése az elhangzottakkal kapcsolatban?” kétségtelenül katonás egy kicsit, de előnye, hogy ha nincs, akkor gördülékenyen azonnal le lehet zárni a tájékoztatót, és a berekesztő mondatok nem percek erőlködése után születnek csak meg. A nyilvános kérdések egyébként is csak a kirakatot jelentik. A hírversenyző újságírók többnyire nem bolondok izgalmasnak számító kérdéseiket, információikat a plénum előtt elmondani, mert ezzel csak azt érnék el, hogy másnap minden lapban benne lesz a válasz.
A bombákat tehát az okosabbak úgyis a sajtótájékoztatót követő svédasztalnál teszi fel. Akkor pedig fölösleges a jelenlévők életéből perceket elvenni azzal, hogy a meg nem születő kérdéseket ösztökélik. Ezért nem árt, ha a sajtótájékoztató szervezésekor legelőször arról döntenek: ki nyitja meg és ki zárja le.
Ezzel szemben gyakran a máskor olyan könnyedén döntő emberek bizonyulnak impotensnek az emelvényen, pedig csupán a lehető legegyszerűbb kérdésről kellene határozniuk.
Egy cégvezetőnek többnyire idegen pályát jelent a sajtótájékoztató, így ezt a döntést mindenképpen a pr-cég vezetőjének, vagy a társaság pr-esének kell vállalnia. Hallgatni ugyanis nem mindig arany.