Hol és miként találkoznak egy ügyfél elképzelései az ügynökség által kínált portfólióval és mit jelent a full service agency a valóságban? Erre és hasonló kérdésekre kaptunk választ a Budapesti Metropolitan Egyetem szervezésében 2016. május 9-én megrendezett „The Agency – ismerd meg az ügynökségek világát!” című előadásán a Young&Partners/Trinity Communications munkatársaitól. A beszélgetésen Nyakas Laura sajtókapcsolati vezető, Németh Krisztina junior rendezvényszervező, Simonics Pál beszerzési és rendezvényszervezési vezető, és Bognár Gergely stratégiai pr-tanácsadó vett részt.

Az első legszembetűnőbb üzenet, mellyel találkoztam: mekkora jelentőséggel bír, hogy az ügyfelet nyitottá tegyék a valós piaci körülmények felmérésén alapuló stratégiai „csomag” befogadására, mely ugyanakkor nem biztos, hogy köszönőviszonyban van az ügyfél által támasztott eredeti elképzeléssel. Van ugyanis az elérni kívánt cél – amit az ügyfél szeretne –, és egy hozzá vezető út, mely egy szakértői gárda körültekintő munkájának az eredménye; és a vágyott siker érdekében elengedhetetlen a „stafétabot” részleges, vagy teljes átadása az ügynökségnek.

Szűcs Gergely, Nyakas Laura, Bognár Gergely, Simonics Pál, Németh Krisztina (b-j.)       (Fotó: Molnár Benkő Fanni)

Itt jön képbe az egykapus rendszerben működő account-ok szerepe, akik amellett, hogy kizárólagos „érintkező felületei” az ügyfeleknek (azaz az ügyfél egyedül az account-tal áll kapcsolatban az ügynökségből) a meggyőzés erejével kell, hogy navigálják a helyzetet. Nemcsak, hogy összefogják és menedzselik a megbízást, de mozgósítják a többi szervezeti egységet (unit-ot) is, mintegy megadva ezzel a projektnek a kezdő akkordot.

Full service agency-ként az ügynökség a „teljes előadás lebonyolításáért” felelősséget vállal, amelybe az ügyfélmenedzsmenttől kezdve beletartozik a stratégia és tartalom kidolgozása, a sajtókapcsolatok alakítása, a kreatív részleg munkája, a kidolgozás, a médiavásárlás, vagy akár a rendezvényszervezés.

Az esettanulmányok világát megidézően, a beszélgetésen egy szimulációs gyakorlatra is sor került, ahol egy cég megkeresésére a Young&Partners/Trinity Communications munkatársai a következő folyamatot fogalmazták meg:

A megkeresést követően az account egy személyes találkozó alkalmával felméri az ügyfél igényeit az ügyfélkapcsolati igazgató és a stratégiai igazgató kíséretében. Ezt követően a kick-off meetingen kezdődik el az ötletelés a megfelelő unitok bevonásával. A „több szem, többet lát” elve természetesen itt is érvényesül, mert egy ügynökségi munkának nélkülözhetetlen része a kreatív csapatmunka. A labda ezt követően a stratégiai osztályhoz kerül, melynek munkatársai elkészítik a stratégiai vagy a cselekvési tervet. A hangyaboly összeállni látszik és elindulnak a nagyszabású munkálatok. A rendezvényszervezés munkatársai helyszínt járnak be és felveszik a kapcsolatot az alvállalkozókkal, a sajtósok izzítják kapcsolataikat, a szövegírók szlogent készítenek, a grafikusok kreatívokat gyártanak, a médiatervezők és –vásárlók pedig kampányt terveznek és felületeket vásárolnak.

Rengeteg türelem, tolerancia, asszertivitás, alázat, egyeztetés és izzadságcsepp az ára annak, amikor az ügyfél a végén az elérni kívánt kommunikációs célokat a magáénak tudhatja és a projekt révbe ér. De pontosan ezért van az ügynökség, hogy mindezt karmester módjára – a professzionalizmus talaján – hitelesen levezényelje.